入稿データ不備が多くて困っています

初めまして。
現在印刷会社の製版部隊で入稿データのチェック係をしています。
みなさんのご意見を聞かせてください。

毎日いろいろなデータが入稿されてきますが、それらを開き不備の有無をチェックしています。
あった場合は直ちに営業に連絡をとり、どうするかの指示を仰いでいますが不備が減る様子が一向にみられなくどうやったら不備を少なくできるかをいろいろ考えています。
ここで言う不備とは、材料(イラレフォトショップのデータなど)の不足、縮小カンプ(仕上がりA3でできているものをトンボつきでA3用紙に縮小など)、当社で持っていない書体使用などを指します。

例えば、作業中に不備があった場合、夜中等で営業さん&お客様に連絡が取れなかった場合「当社にない書体が使用されていましたが類似書体に置き換えさせていただきました。該当箇所に付箋有り。」と不備の内容と対応を書いたチェックシートを発行しています。
また、一ヶ月間で不備のあった仕事を控えておき、どこがどうダメであったかをまとめ営業さんとの会議で発表しています。

営業さんを通してデザイナーさんにこのような不備が有ったので改善できないものでしょうか?とお伺いを立てたいのですが、営業さんがあまり切実にうけとってもらえていないようでデザイナーさんにも伝わっていないようなのです。
定期刊行物も多いので毎回同じ不備が続いている状態です。
入稿確認書の添付率も低く、ほとんどのものに着いていません。付いていても適当に記入されているものが多く当てにならないものばかりです。
デザイナーさんが直接みるであろうMO等にテキストで直接訴えるか?などの直接的な意見もあるのですが、ほかの印刷会社さんで同じようにお困りのかたはいらっしゃらないでしょうか?
もしおられましたらどのように対応されているのかアドバイスお願いします。

長くなってすみません。
» 001
ご苦労の多いこととお察しいたします。
入稿確認書というのは御社オリジナルのものを事前配布しているにもかかわらず、入稿時の回収率が低いということでしょうか?
そうでなければ、御社オリジナルのフォント/作業環境等の一覧表、入稿時添付必須のチェック表を作成なさって受注時に配布しておくことが一案として考えられますが、まずは営業担当の方とよく話し合いをされることが先決かと思います。
ご健闘をお祈りいたします。
» 002
hashさま
励ましのお言葉ありがとうございます。

入稿確認書は当社オリジナルのもので、当社で使用可能な和文フォントとアプリケーションの一覧を兼ねているものです。また、「必要なデータのみを入れています」などの断定文にし、「Yes」欄にチェックする形式を取ったチェック表もついているものを作成しました。

hashさんのおっしゃるとおり営業との話し合いが重要だと痛切に感じております。

入稿確認書も、イントラに掲載し営業がいつでも最新のものをダウンロードできるようにしてありますし、お客様に渡す際もワード形式でお渡しできるように作っているのですが添付率は一定して低いままです。もう少し効果的なアピールが必要なのでしょうか。。
» 003
 データを入稿している側です。データの受け手側の苦労がさっせられ、反省させられます。

 ただ、印刷所の営業さんも、現場でトラブルが生じる場合があるのだろうけれど、特別なことが無い限り何も言ってこないのが現実。そのしわ寄せが現場に行っているのでしょうね。

 たぶん、入稿確認書へ記入し、入稿するスタイルは入稿者が10人いれば、10通りまではいかないまでも、ばらばらなのだろうし。入稿する側はこれまでの経験でやっている部分が多いですからね。

 本当は各印刷所が入稿物はこういう形で入れてください。みたいな簡単でもいいから入稿の手引きみたいなものを配った方がいいと思うのですが、DTPを10年以上、続けていますが、そういうものを一度も目にしたことがないような。
 これからもご苦労をおかけするでしょうが、営業さんへそうした要望をお出ししてはいかがでしょうか。
» 004
相手の制作者のスキルに関わる問題なので仕方ないところもあります。
いくら指摘しても絶対に改めない人もいます。

営業もあまりしつこく言うと相手から敬遠されて仕事が減ると思っているので、
相手が理解するまで(納得するまで)説明する事は少ないと思います。

大変でしょうが頑張って下さい。
» 005
営業さんに話をしても、客先で敬遠されるのを恐れたり、めんどくさがって言わない人は結構おられると思います。

うちでは校正をお出しするときやメディアの返却時に
「こういう問題がありましたがこんな方法で対処しました。お手数ですがご確認ください。こうしてくれるとうれしいなぁ」みたいな内容のメモを挟むようにしました。

直るデザイナーもいれば全く直らないデザイナーもいます。もしかしたら営業さんがきちんと手紙を届けていないのでは?というような雰囲気を感じる場合もあります。

それでも、営業さんに説明をお願いするよりは効果がありました。営業さんにしても、書類になっていたほうがわたしやすいようです。
» 006
定期ものに関しては、営業さんに頼んで直接やりとりする道を付けてもらうのも手だと思います。
データの受け入れ態勢も整えて、メールで指摘-メールで(あるいはサーバーなどを利用して)再入稿という流れが営業さんをバイパスして築ければ業務自体はスムーズになるかと。
書き込みを拝見する限り常識的な方のようですので、営業さんもいやがらないと思いますよ。
入稿確認書云々は、徹底できたに越したことはないでしょうけど形式より身を取った方がいいかも・・・。
» 007
[……]様
仰るとおりだと思います。営業さんは作業がストップする事態(材料の不足や書体がない)でないとデザイナーさんに連絡してくれていないようなんです。

置き換え作業などでなんとか対応できてしまったことに関しては「前はできたじゃないか」と言われてしまって、やむなく対応してことを後悔したこともしばしばでした。

手引きの案、いいと思いました。さっそく上司に提案してみたいと思います!
[……]さんのような入稿されている方のご意見が聞けてよかったです。
ありがとうございました。

[通りすがり]様
営業さんは仰るとおり、あまりデザイナーさ
んにお話をすることをしないようです。
しかし、たまにラッキーなことにデザイナーさんと直接お話が出来たときなどは、
「早く言ってくれればよかったのに」
「それくらいならこちらでできます」
などと言っていただき、嫌がっているのは営業だけなのでは?と思いました。

実際お話を聞くと、あの入稿データで大丈夫だったのか?と心配されている方が多かったのです。
現場同士だと話もわかるし、営業を介すと話がこじれるだけなのかな…と最近思いつつあります。
励ましのお言葉ありがとうございます。
頑張ります!!
» 008
[しゃけ]様
やはり直接デザイナーさんに問いかけるものの方が効果的なんですね!心強いです。

>もしかしたら営業さんがきちんと手紙を届けていない
同じような不安を感じております。あまりに不備が多かったものなどは見せられなかった。と営業がこぼしていたのを聞いたことがあります。それこそ見せてほしいのですが…

書類の方が営業が説明することが少なくなりますし、知識の少ない営業にとっては(失礼ですが事実だと思います)渡しやすいのですね。書類の内容を確認し営業がきちんと渡せる書類にして再チャレンジしてみたいと思います。
ありがとうございました!

[---]様
そうですね。定期ものだと作成する方もほとおど変わらないので、直接連絡の取れる道を作ってもらえないかを提案してみます。
毎回営業を介さないと連絡が取れなく、そのため伝達事項が正確に伝わらなくてもどかしい思いをしていました。
やってみます。
アドヴァイスありがとうございます!
» 009
>DTPを10年以上、続けていますが、そういうものを一度も目にしたことがないような。
うちのまわりの製版屋は結構あるかな……。
» 010
[匿名]様
本当ですか!?ちなみにどういったものですか?できれば詳細を教えてもらえませんでしょうか。
» 011
入稿する場合の基本でしょう
何を基準にデータ作成するのですか?

出力・印刷会社は必須です
*http://www.ddc.co.jp/index.html
» 012
JAAAの新聞広告用のとか
*http://www.jaaa.ne.jp/activity/2-1.html

日本雑誌協会のとか
*http://www.j-magazine.or.jp/magmaking_002.html

参考になるかな?
» 013
[ビー]様
拝見しました。すばらしいですね。ここまで細かく載っているなんて。
これに準拠して作成されたデータでしたら不備はないですね。

このように会社のホームページに載せるのも一つの手な訳ですね。
ありがとうございます。手引きを提案する際にこの方法も合わせて提案してみようと思います。

[匿名]様
二つとも拝見させていただきました。
こちらもすばらしいですね。当社の入稿確認書ではとてもじゃないですがカバーしきれない内容です。やはり、このような冊子を合わせて配布してもらうほうが効果的なんでしょうか。
これらの資料は営業に渡し、仕事をお受けする際に「この資料を参考にデータを作成してください」という形でお渡しできればよさそうですね。
ありがとうございます!
» 014
入稿する側です。いつも不安に思いながら入稿しておりますので、耳が痛いです。

私の場合は、営業の人に「不備があったら連絡ください」と伝えても連絡がない期間が多かったです。
そこで、直接現場の人と連絡をとりあうようにしてからは、「ここが不備」という箇所を連絡いただけるようになりました。
定期物をやっているので、ずっと不備なままだったのかと赤面ものでした(涙)))

ただ、他の印刷業者さんの現場の人とは面識がないので、私も今後は入稿確認書を添えてから渡したほうがいいかと思いました。

そこで便乗質問です。
使用フォントについては、Windows環境の場合の入稿確認書でも、全種類を記入するのでしょうか?
現在、Illustratorの書類情報→フォントの情報をtxt保存して添えていますが、その方法でもいいのでしょうか?
» 015
[77]様
貴重なご意見ありがとうございます。
やはり営業の方は伝えてくれていないことが多いようですね。なんだか同じことを一生懸命お願いしているのに疲れてきてしまいます…。
しかし77さんのように直接連絡が取れるようになると問題が解決しやすいですね。理想です。

ご質問の件ですが、当社ではその方法でも問題ないです。たくさん使用している場合は書くのも大変だと思うので、「別紙参照」のような形でつけていただけるとありがたいです。
クオーク収集テキストを添付してきてくれる方もいらっしゃいます。
また、欧文書体は添付をお願いしています。
細かなバージョン違いなどで文字の形に差異が出てしまい、以前不良になりそうになったことがあります。
» 016
データに不備があるから現場のプロの知識で解決しする。
デザイナーは多少の製版知識は必要だが、本当に完全データならPDF入稿して製版部分はいらない気がする。
PDF→カラーカンプもしくはCTP校正→下阪はデータ納品
この流れでは現場の登場は無い気がする・・・。

いい物を安全に出力するのは皆の協力が必要なのはとても
解りますが、デザイナーの中には
「ちゃんと出してくれればいいよ。」
という人が多いのも事実。

御社のメリットはスムーズに仕事を流せるところがありますがデザイナーはあまり無いような気が・・・。
「完全データにしたから値段を・・・」
ここがメリットになる気が・・・。
» 017
[う~ん?]様
そうですね。PDF入稿も以前より増えて来て、製版作業が少なくなっているのも事実です。しかし、そのPDFでさえ仕上がりで作成されていたり、フォントがエンベットされていなかったりなどの不備があります。(これは当社だけでしょうか?こんなデータが来るのは…。)

>不備があるから現場のプロの知識で
現場の知識がいくらあっても、不要データのあふれている中から必要なデータのみをかき集めることはできません。リンクされていないものを使用するなんて場合もありました。(それは極端な例かもしれませんが)

>「ちゃんと出してくれればいいよ。」
ちゃんとしたものを出すためにはちゃんとした入稿データであるのが前提と考えています。入稿データの質により出来上がりは違うと考えます。

不備だらけの入稿データでミスが発見できずに結局は発見できなかった現場のミスとなってしまい、その時だけ「プロなんだから」と言われるのは納得がいきません。
デザイナーさんもプロならば自分の作ったデータに責任を持って確認をしていただきたいと思うのです。
仕事がスムーズに流れるということは不備がないということになるのではないでしょうか。

デザイナーさんのメリットは「不備のいデータを作ることのできる力が付く」ではないでしょうか。大きいと思います。
» 018
例えば、

(1)クライアント->印刷会社営業->デザイナー->製版で仕事が動く時に印刷会社営業営業が「完全データで入稿」と発注したらデザイナーは完全データで入稿。

(2)クライアント->デザイナー->印刷会社営業->製版で仕事が動く時にデザイナーが「とにかく出して」と発注したら製版はとにかく出す。(この場合の印刷会社営業は単に糸電話)

フローも含めて、仕事の内容が変れば、印刷会社営業はそれぞれの仕事の内容にあわせた金額を明示する必要がありますが、これが出来ないからもめるんじゃないですかね?

[チェッカー]さんの意見も、[う~ん?]さんの意見もどっちも正しいのにうまくかみ合わないのって、業界の金額設定の方法に問題有り?と思ってますが。。。

ただ、現実的に言うと、(1)の場合受注金額がデザイナーの前で決まっちゃってるのでデザイナーが金額+ってありえなさそうですが。+してもらえる例もあるのかな?完全データでなければ一般的にコストは全て製版が受け持つ事になるでしょう。悪くすると、デザイナーと折半。よほど運が良ければクライアントに請求できるかもしれませんが。 (2)の場合は完全データならデザイナーはコストダウン要求できる可能性大ですね。財布を先ににぎってますから。不完全データならやはりコスト請求されそうですが。

いずれの場合も途中に入る印刷会社営業ってのがネックですね。わかってやってる人少ないですよ。そこを啓発できれば業界全体がもう少し明るくなりそうですがね。

長文で失礼しました。しかも解りにくかったり怒っちゃったりした人いたらごめんなさい。
» 019
[チェッカー]さん
こちらこそ、貴重なお話をありがとうございます。
現場の人は「なんかデータおかしかったら言ってくださいね」とお願いしても、最初の頃は「別にないです」と言われてたんです。
でも不安だったので、会うたびに「変なところなかったですか?」とビクビクしながら聞いてたところ、最近になって、やっと電話やメールで不備を教えてくれるようになりました。「こまるよ~こんなのは~」と笑って言ってくれるのでホットしながらも、次から同じポカはしないようにしよう、と思います。
どの現場の人とでも、そういうコミュニケーションがとれればいいのですが、やはり間にたつ営業次第といった印象を持ちます。

話がそれましたが、わからなかった部分があるので教えていただけますか?

>「別紙参照」のような形でつけていただけるとありがたいです。

txtファイルをプリントアウトして、入稿確認書に「別紙参照」と書いておく、という解釈でいいですか?

>また、欧文書体は添付をお願いしています。

具体的な方法がわからないので教えていただけると嬉しいです。
今まで書体を添付するという意識はなかったので。。。
» 020
>[現場の人]

>(1)クライアント->印刷会社営業->デザイナー->製版で仕事が動く時

こんな流れってそんなにありますか?どちらかというと

クライアント->デザイナー->クライアント->印刷会社営業->製版

じゃないですか?

あと最悪なのは間に広告代理店がはさまる時ですね。印刷営業時点でかかるバイアスとは比較にならない意志非疎通が起きますから。

それにしてもこのスレッド、プリントアウトしてうちの営業に回覧したいよ。

営業は「お客さんサイドに少しでも何かを要求すると煙たがられる」という言い分を楯にとって自分の不勉強、ネゴシエーション能力のなさをごまかしてるだけとしか思えない。←ただの愚痴です。
» 021
[現場の人]様
金額の面で、というお話ですね。
お金の話も絡んでくるのかもしれませんが、金額設定の問題で不備データを解消するのが難しいということでしょうか。すみません、よくわかりませんでした。。
もう少し砕いてご説明願えますか?

[77]様
現場同士のコミュニケーション一つで、今までやりにくかったことが解消するのはとても望ましい姿だと思います。いいですね、そのような環境は。

>入稿確認書に「別紙参照」
でもいいですし、一緒にホッチキスなどで留めていただいても結構です。MOに紙を折りたたんで無理矢理詰め込んできてくれる方もいます・笑

欧文書体は、入稿データと一緒にMO等にコピーしていただいてます。フォントフォルダの中に入っている書体のデータです。
ウィンドウズの書体コピーをしたことがないのでよく分かりませんが、Macですと欧文書体のスーツケースとフォントデータをコピーします。

ありがたいお話本当にありがとうございます。
» 022
[---]様
代理店が挟まる場合…よく分かります。同じ気持ちです。
「代理店が入るからデザイナーに会えないからそれは伝えられない」との一点張りです。
本当に代理店が挟まると伝達事項が伝わらないものなのでしょうか?
代理店勤務のかたにお伺いしてみたいですね。

>プリントアウトしてうちの営業に回覧したいよ
激しく同意いたします!

>ただの愚痴
これにも激しく同意いたします!
そのような不備があっても相手に不快感を与えることなく調節するのが営業の役目の一つではないかと思います。
現場の勢いのまま伝えたのでは不愉快になると思いますから。
自分の不勉強がお客さんにばれるのがいやだから、自分の分からない話はしない。そういう営業もいるようです。
» 023
[---]さんへ。

>クライアント->デザイナー->クライアント->印刷会社営業->製版

このパターン忘れてました。ごめんなさい。(1)のパターンは営業がクライアントからデザインまで丸投げされた場合の想定でしたのでデザイナーは営業手配ですね。
でも、あれですね。クライアントからデザイン発注だとデザイナーも納品仕様が解らないから厳しいですね。やはり業界標準って必要ですね。

[チェッカー]さんへ。

つまるところデータ出稿する側も、入稿する側も、そのデータ整理には手間隙がかかる。つまり人件費であったり、確認の為の出力であったり、いわゆるコストがかかっているはずです。これって御社では販売価格に含まれていますでしょうか?ほとんどの会社が取れて無いと思いますが(もちろん当社もですが)、仮にこれをコストとして計上できれば、(データ整理はもちろん必要な作業ですが)「赤字奉仕」から「お金を生む仕事」になりますよね?いまある「作業」が「仕事」になれば、全部ではないにしろ、川上からきちんとしたデータが流れてきそうな気がするのですが。。。

私は「データの整理にコストかかったから」って営業に請求したら、もちろんどこからもお金はもらえませんでしたが、少しまともなデータが入稿するようになりました。それだけでもずいぶんと違います。
根本的な解決にはならなさそうでごめんなさい。
» 024
チェッカーさん、ありがとうございました。
フォントの添付、Windowsでどうやったらいいのか勉強してみます。
なかなか現場の人の話を聞けないので参考になります。まだまだ勉強不足だなと痛感しました。

>「代理店が入るからデザイナーに会えないからそれは伝えられない」との一点張りです。

担当者によるのかも。
私も代理店の人と仕事するときがありますが、仕事の流れは、その担当者の考え方に大きく左右されるような気がします。
「すべて俺が仕切るからデザイナーはだまっとれ」的な人も今だにいて、そういう人との仕事では基本的な意思疎通が難しくて神経消耗しますし、現場の人への伝言・現場の人からの伝言どちらもあまり期待できません。

逆に、ちゃんとした人(?)が担当の場合は、「このデータのここが心配」という意見はちゃんと現場に伝えてくれますので安心です。
また、「データのことはわからないから直接話をして」と言う営業もいます。
» 025
うちでは修正を行った場合は、修正料金を取ります。そのための料金表まで作りました(笑)。
お客に請求できるかできないかは担当営業次第。でも、社内原価にはカウントされていくので、営業の成績には響きます。さすがに1年ぐらい経ったら、修正料金としてカウントしていた金額は減りましたけどね。
こうしないと、営業にとってはいつまでたっても憶えないし努力もしない。出力の現場にとっては、日報に上がってくる仕事の量と精算額が合わない。
5年以上前に実施しましたが、効果はあったと思ってます。
» 026
[現場の人]様
なるほど、わかりました。丁寧なご説明ありがとうございます。
当社もデータ整理時間は計上できていません。タダ作業になっています。
そうですね、この時間を計上してしまうぞ、とすれば営業も「お金がかかってしまう」という認識を持ってもらえますね。そうすれば積極的にデザイナーさんに言ってもらえるかもしれません。
しかし、「じゃあデータ整理する時間が減れば今より安くなるんだね?」と聞かれたことがあります。
同じ会社の営業なのに、敵に思えました。自家の工場を協力会社と勘違いしているのでしょうか。
あ、すみません愚痴になってしまいました。。

こういう手段を強く押すという手もありですね。効果があったようですのでもう一度打診してみます!

[77]様
ウィンドウズわからなくてすみません。。頑張ってください!

「担当者によって」やはりそうですか…。
去年ですが代理店の方とお話することができたのですが、なんだか不思議な方でよくよく話を聞いてると(悪い言い方をすれば)知ったかぶりでお話されているようで何を言っているのか理解できませんでした。でもそれを聞きながら頷く当社の営業。これではまともに伝達事項が伝わる訳がない…と驚いたことがありました。
>直接話をして
と、言ってくれる営業さん、代理店さんがとてもスマートなフローな気がします。営業さんはわからなければ現場の人間を打ち合わせに連れてってくれればいいとおもうんです。現場をうまく使う(という言い方はあまり好きではありませんが)のも営業の腕の一つだと考えます。
営業さんがわからないならば、現場同士で話して一番最適な方法を決めてもらう。こうやりたいです。

[ある経営者]様
すばらしい作戦(といっては語弊がありますか)ですね!
>お客に請求できるかできないかは担当営業次第
まず、営業に切実にとらえてもらうにはかなり効果的な方法ですね。やっぱりお金ですね。
料金表か、なるほど。
「データ整理時間」項目を作って行うということですよね?
» 027
なんというか末端の現場同士は同じところを見ている場合が多いと思うので、直接の意思疎通が可能なら「何のことはない!」ということなんでしょうけど、要はオカネの話なのでどうしたって双方の営業担当者、もしくは編集者と印刷営業などという部分で交渉せざるを得ないのは仕方のないことですよね…。
もうちょっとそういう部分の人たちに専門知識を持ってもらうことはできないかなー?といろいろ考えたこともありましたが、一人でがんばってもどうしようもないことで(苦笑)。
業界標準を作らないまま、業界標準を作りようのない状態になってしまったというのが現状ということでしょう。