『刷り直しゼロ』を目指すにはどうしたらいいか

毎年、各部署のミスにより大小のクレームが必ず発生するのですが、昨年は特に刷り直しを伴うクレームが多発しました。年末には創業以来最大規模の信用問題に発展するほどのクレームが発生してしまいました。
それで今年こそ刷り直しをゼロにしたいと社長が意気込んで年頭挨拶をしたのですが、毎年恒例のことで社長が納得すれば良いだけの出来もしないor無意味なスローガンや目標を各部署が掲げるしか特に行動をおこしていません。
油の高騰や紙代の値上げ、取引先からの発注減で売り上げが例年以下になるばかりか、クレームによる刷り直しや取引停止で経営が悪化するばかりです。
他の印刷会社ではどのような『校正』や工程のチェックをしているのでしょうか。よろしければアドバイスお願いします。
以下、勤め先の会社の部署ごとの状況です。

会社は方にある従業員50人規模の印刷会社です(過去アナログ製版してましたが今はCTPのみです)
主な部署は製作、営業、製本、印刷です。

製作課の仕事は個人の持参データや同業者のデータを出力をする他に、チラシパンフレットページ物のデザインといった制作作業もします。又、web制作担当もいます。
校正の専門部署は無く通常は制作担当者と比較的時間に余裕のある第三者が短時間でチェックをしています。
たまに担当営業が見てくれることもありますが、ごくまれです。

営業の仕事はどこの会社でも同じでしょうけど客との商談や打ち合わせ、その他に各自の営業車での配送業務があります。物流の部署がないので担当営業が直接納品に行きます。
長距離だったり量やサイズが大きい場合は運送会社を使うこともあります。
そんなわけで、事務所にほとんど居ないので校正を営業に頼むことは事実上不可能です。

刷り直しとなるクレームに共通する事
1.短納期である(当日受注→当日下版)または(当日校了→当日下版→当日/翌朝納品)
2.複数人で見るにしても校正に費やす時間を作る余裕がない
3.クライアントから出力見本をもらっていない。又は最終の見本ではないので簡易校正しかできない

3の場合はクライアント負担で刷り直しがほとんどですが、1と2はミスの責任を製作課に押し付けられます。最終的に社長が校正した仕事でクレームが発生した場合も責任はとってもミスは製作の問題だと話をすり替えます。

時間と人手不足は何度も社長に言っていますが聞く耳をもってくれません。
どうしたらいいでしょうか。
» 001
問題の解決を外部に頼ること自体が、責任を自分で負えない体質をあらわしてますね。
» 002
ちなみに上に書いた刷り直しになったクレームの仕事に自分は直接関与してたわけではありませんが部署として具体的に何をすべきかについて、特に印刷会社で制作や出力に携わっている方々の意見が欲しいのです。

過去何度か制作課では「二重三重のチェックを複数人でやる」とか「チェックシートを作成して細かくチェックする」とか「担当営業にもチェックさせる」など話は出ていますが、いっこうにミスが減りません。
結局は各自作業時間に余裕が無く、例え大勢で見ても一字一句見ることが出来ないのでミスを見逃しているのだと思います。
» 003
今のやり方のままでは改善出来ないのではないですか?
時には「がらっ」とやり方をかえてみないといけないと思いますよ。

>校正の専門部署は無く通常は制作担当者と比較的時間に余裕のある第三者が短時間でチェックをしています。

制作スタッフが何人居るのかはわかりませんが、
チェックがメインで仕事をする人を作れないですか?
手があけば他の人のサポートを行えばいいんですし。

作業方法や各自の分担をミスが出ない様に変えてみたらいかがですか?
まずはやり直しの時間と件数を削減するとか。
(それが出来ればミスもなくなるでしょ(笑))

こうやって言っていても、そちらの会社事情わかるわけじゃないので解決にはならないんですけどね。
» 004
そもそも当日受注・当日下版なんてスケジュールがあり得ないのでは?
そんなんじゃ誰がやったって完全な校正はむりでしょ。

責任を回避したいなら、クライアントに確認させるのが一番(もちろんサインなり印鑑なりをいただく)。
» 005
ミスがでたら原因を書き込んで記録していくと単純ミスがほとんどで、対策を作る事は良いですが、「絶対ミスせんのや!」と常に心掛けるしかないです。
» 006
時間がないのではなく、
どうしたら校正にかける時間を作れるかって考えます。

どうしても、校正に体する考えが
利益が出ない作業と思われがちなので
時間をかけない流れになってます。

でも、校正はミスを見つける最終手段なので肝心な作業です。

あと、作業者が責任をもって確認するのが大事ですね。
責任を持てない物件や作業は、後行程に流さずに
ちゃんと目で確認する。

でも、忙しい時とかは見逃しがでちゃいますね。

記録するのも大事ですね。
注意事項や物件特有のイレギュラーて的な作業等
作業者どうしで情報共有できますしね。

クライアントに確認させる
これは、ヤレを発生させないというより、
自社の責任を減らすだけだと思います。
» 007
制作課と有りますが印刷の方でも検版は出来ないのでしょうか?今迄、アナログからデジタルに移行して一番精神的に負担が増えているのは制作課であると言う事を忘れ去られているのでは(実際昔の製版行程のほとんどを制作側で肩代わりしていますから)ですから、もし刷り直しゼロにちか付けたいのであれば制作課だけにこだわらず印刷の方の協力も考えられてはいかがでしょうか?
» 008
>>例え大勢で見ても一字一句見ることが出来ないのでミスを見逃しているのだと思います。

ミスの内容は「文字の入力ミス」ですか?
だとしたら、「校正」はミスを回避する為のひとつの手段にしかすぎません。
正確に文字を打てないオペレーター各自の資質の問題だと思うのですが…。
CTP出力等によるミスでも同じ事です。

「ミスってるかもしれないから誰か止めてね」ではあまりに他力本願ではないですか?
まずはあなた自信がよく考えて、アクションをおこして下さい。
責任感やプロ意識が足りないように感じます。
» 009
さすがに、「必ずミスしない」なんて言う精神論はビジネスじゃ通用しないかと思いますが。
もちろんそういう姿勢で仕事に臨むのは当然だと思いますが、精神論で片づくなら校正は必要なくなっちゃいますよ。
» 010
DTPオペレたん 様

おつかれさまです。
そういったタイトなスケジュールで仕事をこなしていらっしゃって、尚かつミスが連発している会社は私の経験では社員全員の仕事に対するモチベーションがかなり低下しているのではと感じます。

まず第一に社員のモチベーションを上げる事ではないでしょうか?その為には

「社長が校正した仕事でクレームが発生した場合も責任はとってもミスは製作の問題だと話をすり替えます。」

こういった社長の言動の一つ一つが社員のモチベーションを下げるという事を自覚してもらう。

勤務時間の長時間化は作業効率の低下を招くだけでなく、注意力の低下によるミスを誘発したりします。繁盛期以外は週に一回は定時で帰れる日を設定するとか社員の待遇を上げてあげる事も一つ。

挨拶とか大きな声できちんと出来てます?これもモチベーションをあげるという面では大きいと思います。

後は皆さんが仰っている通りきちんと記録して社員全員に症状、経緯、結果を公表して(出来れば損害額や担当者も実名で)同様のミスが頻発するのを防ぐ。
またそういったミスが減った分だけ社員の賞与で分配する位じゃないと社長の年頭挨拶の信憑性に欠けると思いますが(笑)失礼…

ウチもしょうもないミスが多いので困ってるんですよ…(TT)
何かいい解決策ありませんか?
» 011
返答遅くなりましてすみません。すべてにレスさせていただきます。
001
masao様
>問題の解決を外部に頼ること自体が、責任を自分で負えない体質をあらわしてますね.

全くその通りに思います。経営者側で解決を図れなくて校正を外注するぐらいなら、問題解決を請け負うコンサルティング会社へ「問題」を相談するぐらいしたら?と思いますね。

002
あやか様
>今のやり方のままでは改善出来ないのではないですか?<

毎回・毎年、大きな問題が発生するたびに会議をしたり事故顛末書を書かされたりして「個人レベルで何ができるか」考えたり、新たなチェック体制を試行してますが時間と共にずさんになり、やらない人がいたりです。

>制作スタッフが何人居るのかはわかりませんが<

製作スタッフは2部署あり、合わせて約10人(32~60歳の平均年齢41歳/独身率50%)
私が入社した時は製作スタッフはたしか15人ぐらいいました。退職者の補充がここ3年でゼロです。
なぜか営業や事務や印刷工だけはしっかり補充してます。製作はゼロです(--;
会社は創立50年越えで現在はデジタル出力メインです。近年、機器の故障とメーカー修理打ち切り等で活版やフィルムは止めてます)

>チェックがメインで仕事をする人を作れないですか?<

以前はパソコン触れないけど社歴長いアナログ専門のおばちゃんが校正をしてくれてましたが昨年退職しました。
おそらく各課お偉いの会議で人手不足は案件になってると思いますが経営上困難なのだと思います。

>手があけば他の人のサポートを行えばいいんですし。<

今出来ることはまさにこれだけなんです。だけどチェックに費やす時間が極少。他の仕事が差し迫ってて余裕無し。

>作業方法や各自の分担をミスが出ない様に変えてみたらいかがですか?<
>まずはやり直しの時間と件数を削減するとか。<

それを具体的に話し合って煮詰めるのがいいのでしょうけど。やり直しの時間と件数はおそらく削減できないでしょう。
製作のミスで直すことよりも営業やクライアントからの印刷直前に来る修正依頼の方が多い。そしてそれを断れない担当営業。
社長は問題の原因が「すべて製作にありき」前提で考えてるようなのですが、製作サイドから言えばやり直しや直前の修正は「担当営業の無責任さが原因」とこれら責任のなすりつけあいを無駄に繰り返しています。
» 012
004
ののりり様

>そもそも当日受注・当日下版なんてスケジュールがあり得ないのでは?<
>そんなんじゃ誰がやったって完全な校正はむりでしょ。<

ですよね…。たぶんこれがうちの会社のセールスポイントで営業は仕事とってくるんです。もちろん社長もそういう仕事持ってきます。

>責任を回避したいなら、クライアントに確認させるのが一番(もちろんサインなり印鑑なりをいただく)。<

壁に某区の印刷協同組合の箇条書きが貼ってあり最後の一文に
「一、先方校正は当てにならぬ」
と書いてあります。自分の経験上でもクライアントの半数は弊社製作で入力した文字どころかクライアント側が用意したデータ(画像やアウトラインデータ)さえチェックが甘い。
サインなり印鑑を頂く、という行為をやってる会社の方はおりますでしょうか?立場的に下請けや孫請けや付き合いの長い関連会社にならもらえそうですが、個人客やお役所や学校には到底無理がありそうです。次回から仕事来なくなりそうですね。
営業は困るでしょうけど。

005
ラクーンボーイ様
心掛けは皆してるのです。先日製作の上司と社長が内線で喧嘩してました。「ミスしたくてしてるわけじゃない!」と。
注意してもミスは起きるでしょう人間は完全じゃない。社長が校正して見逃したミスがありましたが、あれも「ミスをしない」という心掛けが足りなかったのでしょうね。

006
ぎょ様
>時間がないのではなく、<
>どうしたら校正にかける時間を作れるかって考えます。<

その考え方とても参考になります!社長に言ってやりたい(笑

>注意事項や物件特有のイレギュラーて的な作業等<
作業者どうしで情報共有できますしね。<

どうもこの会社情報共有が下手なんです、同じ部署内でさえ伝達が行き届かない。
時々ですが上司が製作スタッフ全員集めて連絡事項の発表する場はありますが、毎日の各自の仕事の進捗状況や抱えてる仕事量が一目でわかる環境じゃない。
パーティションで区切られているわけでは無いので話せば済むのですが、会話してる光景はあまり見ない気がします。それだけ皆余裕が無いかモチベーションが低いか。
» 013
>モチベーションが低いか。
これじゃないですか。

どうも、社長が悪い、会社が悪い、という方向に話を持っていきがちですね。
他人のせい、環境のせいにするまえに、わが身を振り返りましょう。
あなた自身は一度もミスをしたことがないのですか?
#もしそうならば、ごめんなさい。なら、なぜあなたのやり方を他のひとにも伝えないのか、と思いますが
» 014
>以前はパソコン触れないけど社歴長いアナログ専門のおばちゃんが校正をしてくれてましたが昨年退職しました。

もう一度戻ってもらい、クレーム件数が減るかどうかを検証することが第一。
» 015
モチベーションの低さが問題なら、その月のクレーム件数ゼロだった者に褒賞金(5万円~ )を与えるようにすればいいでしょう。
環境が整備されていないのなら、それを向上する一つとして校正用の場所を別に設定するなど、出来るだけ気分転換できるようなシカケを作るといいと思う。
» 016
最初に書き忘れましたが、うちの会社では「ゲラ」や「カンプ」や「プルーフ」といった専門用語を使う人が全くいなく、私も違いをよく理解していません。社内だけで通じる用語が使われてます。ですので、なるべく一般的で適当な用語に訳し書いてるつもりです。内容がわかりにくいかもしれませんがご容赦下さい。

007
t様
>制作課と有りますが印刷の方でも検版は出来ないのでしょうか?<

一般的な検版がどういうものかわからなく、我が社でいう検版だと『面付けと色見本の為に出力するインクジェット』と『文字原稿』や『校了したプリント物』とを見比べる作業を検版と言っています。
プレート出力前の最終チェックなので可能な限り一字一句見ています。必ず制作担当者以外にもう一人がチェックします。
(しかし、これでもミスを見逃せてないのが現状。)
数十頁を超える冊子物の場合は一字一句見ていません。印刷の人間から急かされますので時間を十分に費やせない。直前に修正が入った箇所や面付けノンブルのチェックをするのみ。これも複数人でチェックします。
最終的に製作の責任者(上司)がチェックして作業伝票にハンコを捺してもらってからCTPのセッターにデータを流します。

ご覧の通り検版作業に担当営業や社長や製版担当者(プレート製版)や印刷工も参加しません。これが現状。
» 017
>アナログ専門のおばちゃ

文字校メインのような気がしますので、
製作の方々は徹底的に文字入力訓練をすれば
ある程度は減らせるのではなかろうか?
» 018
008
製作課様

>ミスの内容は「文字の入力ミス」ですか?<
>だとしたら、「校正」はミスを回避する為のひとつの手段にしかすぎません。<
>正確に文字を打てないオペレーター各自の資質の問題だと思うのですが…。<
>CTP出力等によるミスでも同じ事です。<

おっしゃるとおりです。文字の入力ミスやデザイン上のミスは各オペやデザイナーの資質・技術の問題。それを改善するには技術向上や精神的に余裕を持ちかつ集中して製作作業に打ち込めるかでしょうか。

>「ミスってるかもしれないから誰か止めてね」ではあまりに他力本願ではないですか?
>まずはあなた自信がよく考えて、アクションをおこして下さい。
>責任感やプロ意識が足りないように感じます。

002にも書きましたが、今問題提起してるのは私自身のミスの責任逃れをしたいのではなく、製作部署として個人レベル又は会社としてどうしたらいいか?どのようなシステムに改善したらいいかなのです。私個人の責任逃れではありません。私は経営者でも役員でもなくいちオペレーターです。何度も社長に直談判したり部署内で話し合いはしてますが、抜本的解決策が出ず、こうして掲示板に書き同業者様からヒントを得ようとしています。たしかにその行為は他力本願ではあります。
仮に私がこの一年全くミスが無く、同僚の校正を手伝いアクションを起こす、というような個人で奮闘をしても何も変わらないでしょう。第一ミスらない自信がありません。

私も多少、責任感やプロ意識が足りないかもしれませんが、それはむしろ社長や経営者への言葉でしょう。
» 019
人間がやる以上、ミス0は不可能ですね。

会社として受けた仕事は「社員全員」の責任ですよね。その事を理解させる必要があります。
「この程度の事が理解できなければ去れ!」と私は喧嘩を売りました。社長もふくめてね。

誰のミスかはお客様には関係無いのです。
それ以降、少しずつですが営業、印刷等も協力してくれるようになりました。

行動あるのみです。理解できる人間のみでも巻き込んであなたがムーブメントを起こして下さい。
» 020
おおきな変化は小さな変化の積み重ねで起きる物だと思います。
自分一人が噴騰しても…と言わず、まずは自分から、
そして身近なところへちょっとずつ拡げていくことから始めて行くのがよいと思います。
» 021
010
とくめ~様
013
とくこさん様
>モチベーションが低い。<

ミスをして刷り直しになっても紙代や売り上げの損失を弁償しなければならないわけではなく、始末書や事故顛末書を書き、社長にこっぴどく説教されるだけで、これは一時的にモチベーションが下がるけど、自分が悪いのだから真に受け止める。

モチベーション低下の原因それは、
どこの印刷会社も同じでしょうけど、給料が安いこと(勤続3年の私の場合年収250万)、年功序列賃金(社歴が長くさっぱりソフトが使えなく仕事が遅くても高給料取りがいる)、こなす仕事の量や残業時間の差は給料に反映しないこと。残業がほぼ義務。日付変わるまで働かされる人もいる。休日出勤の代休が無く自分で有給使うしかない。
あと、ミスの主たる原因が製作にない完全データー入稿等や営業のミスでも出力の最終工程に携わる製作課のせいにされてしまうことなど、理不尽なことばかりです。

>どうも、社長が悪い、会社が悪い、という方向に話を持っていきがちですね。
>他人のせい、環境のせいにするまえに、わが身を振り返りましょう。
>あなた自身は一度もミスをしたことがないのですか?

いいえ、ミスはします。社で一番偉く責任者でもある社長ですらミスをします。一生の間にミスをしない人間はたぶんいません。これは開き直りではなく、ミスを人のせいにするにはどうしたらいいかという質問をしてるわけでもありません。どうやったらミスを少なくできるワークフローを作れるか皆様にお尋ねしているのです。多少愚痴のように会社が悪いかのような書き方をしたかもしれませんが、現に会社の今のシステムは悪いのです。

>#もしそうならば、ごめんなさい。なら、なぜあなたのやり方を他のひとにも伝えないのか、と思いますが<
仮に社内にミスをしない人がいて、やり方を他の人に伝えればミスが無くせるとあなたは思いますか?[008の製作課]さんも書いてますが個人個人の資質や技量の違いを簡単に穴埋めできないと私は思います。その努力は必要でしょうが。
» 022
010
とくめ~様
レス順が逆になってしまいましたが、重要な意見ありがとうございます。参考にさせていただきます。

>「社長が校正した仕事でクレームが発生した場合も責任はとってもミスは製作の問題だと話をすり替えます。」<
>こういった社長の言動の一つ一つが社員のモチベーションを下げるという事を自覚してもらう。<

うちの社長は電話や会議(議事録なんてものは誰も書いてない)で決めた事案や約束やを簡単に忘れて、「言った言わない」の応酬をいつも繰り返しています。都合の悪いことは忘れるようで、上司も頭を痛めてます(笑
『失言』もとても多いです。よく言うのは「寝ないでやれ」残念ながら冗談で言ってるわけではありません。朝まで仕事した人が過去に何人もいます。
人を褒めてモチベーションを上げることは全くしません。人のやる気を損ねる発言がとても多い。これは同僚みな口々に言っています。

さて、社長に「社員のモチベーションを上げる」アクションをどうやって起こさせるかですね…。

>勤務時間の長時間化は作業効率の低下を招くだけでなく、注意力の低下によるミスを誘発したりします。繁盛期以外は週に一回は定時で帰れる日を設定するとか社員の待遇を上げてあげる事も一つ。<

以前勤めてた会社では(職種は全く違いますが)始めは業績が良かったため残業は奨励されていて残業すれば売り上げが上がるという考えが通用してましたが、後に経営不振になり余分な残業は経費となると気付いたようで残業してると上司がチェックしに来て「帰れ」と一喝されたものでした。残業する場合は事前の申告が必要にもなったりと徹底的なチェックぶり。

印刷会社の場合、「残業すれば売上げ上がる」よりも「作業者の効率低下・人件費(残業代)&光熱費(印刷機の燃料や電気代)増」で利益出にくいのでは?と思ってしまいますが、どうなのでしょう。印刷会社経営者の人いたら聞きたいところですね。

>『週に一回定時で帰れる日』<
むしろ、「定時で絶対帰らなければならない日」ぐらいの強制がいいですね。
あったらいいなこんな日。
でも、ほぼ毎日チラシ制作に携わってる人、わざとかと思うほど定時退社時間に来るクライアントや営業を相手にする製作スタッフには無理な話しですね(泣

>挨拶とか大きな声できちんと出来てます?これもモチベーションをあげるという面では大きいと思います。<

毎週の合同朝礼や毎朝の玄関口での「おはようございます」の挨拶は聞こえてきます。もちろん私もしますが、大きな声で挨拶してる人は全くいませんね。。
帰りはもっとひどい「お疲れさま」や「お先に失礼します」も言わずに退室する人います。まず製作の上司がそう。自分が早く帰るために部下に仕事を押し付けて何も言わずに先に帰るという悪い見本。夕方に下版しなければならない仕事が入っても最終検版する立場の人間が何も言わずに先に帰ることもあるからすごい。

>後は皆さんが仰っている通りきちんと記録して社員全員に症状、経緯、結果を公表して(出来れば損害額や担当者も実名で)同様のミスが頻発するのを防ぐ。<

毎週朝礼時に社長が先週発生分のクレームを発表するのですが、担当営業や製作担当者や印刷担当の名前を言ったり言わなかったり、損害額すら公表されません。なので皆まるで他人事のように聞き流します。
そして毎度おなじみの社長から「ミスをしないように」とお言葉があるだけですから減らないわけです。
ミスした担当者が前に出てきて一言反省を述べ個人や担当者らの連帯責任を感じさせたらどうかと社長に提案してみようかと思います。(もちろん私自身もそれをしなければならない日が来るかもしれませんが…来ないように努力するつもり)
» 023
014,015
ぷん様
そのおばちゃんは定年退職されたので、もう戻ってくれないと思います。たぶんパートでも無理かな。製作課で最も残業してた方でしたので、もうイヤかと(笑

>その月のクレーム件数ゼロだった者に褒賞金(5万円~ )を与えるようにすればいいでしょう。<
>環境が整備されていないのなら、それを向上する一つとして校正用の場所を別に設定するなど、出来るだけ気分転換できるようなシカケを作るといいと思う。<

これまた非常に参考になる意見ありがとうございます。駄目元で社長に提案してみます。褒賞金例え百円でも千円でもうれしいかも(笑

校正用の場所を別に作るというのは前から必要な気がしてました。今は上司の机の近くの比較的大きな机の上で校正や検版をしています。決して静かで集中できる環境とは言えないですね。ラジオも聞こえるし内線電話も近くでベルが鳴るし(笑

017
弁当屋様
>文字入力訓練
これはいったいどういうものでしょうか。
ちなみに私も含め制作スタッフの文字入力スピードは速いです。しかし正確性に欠けるからといってゆっくり入力していても仕事になりません。年配者の数名がゆっくり指数本で入力してますが、だからといって入力ミスが無いわけでもないので。

これは作業者の製作手順がそれぞれ違うことが問題かもしれません。
DTPソフトに直に文字を入力して製作する人
テキストエディタに文字を入力して自力で文字だけ校正、