画像リンクデータがはずれる

基本的な事で申し訳ないですが、とあるデザイン会社から新聞社にデータ入稿するイラストレータのデータを開いて確認したところ、画像データがはずれておりまして写真がない状態でデータが開かれます。そこで、新聞入稿データですので完全原稿データで入稿ということなのでデザイン会社にこういった問題がありましたと伝えたところ、新聞社の入稿マニュアルの通りに制作しているということでした。画像がはずれる原因は、一つのフォルダの中にイラストレーターのデータと写真画像データをまとめて入れていない事が考えられますが、入稿マニュアルには『イラストレーターで入稿の場合はEPS形式のレイアウトデータ-と、画像データを収集したフォルダを、同一階層に保存する』と書いてありました。しかし、その状態のデータを開くと写真がリンクされない状態になります。入稿マニュアルのどおりにデータを開くやり方を教えていただけませんか？